קרן ויקימדיה מאפשרת להשתמש בתמונות מוגנות בזכויות יוצרים תחת תנאים מסוימים. התנאים שצריכים להתקיים:
כללים שהציבה קרן ויקימדיה.
כללי שימוש הוגן של מדינת ארצות הברית.
כללי שימוש הוגן של המדינה שבה נמצא מעלה התמונה (אצל רוב דוברי העברית מדובר בכללי שימוש הוגן של מדינת ישראל).
ייתכנו מצבים שבהם תנאי אחד מתיר שימוש בתמונה מוגנת כלשהי ואילו תנאי אחר אוסר זאת - במקרים אלו יש לפעול לפי הכלל "החמוּר מביניהם" - כלומר, נפעל על פי התנאי שאוסר על השימוש בתמונה.
המידע הבא טומן בחובו הן את כללי הקרן והן את כללי השימוש ההוגן. ניתן להשתמש בתמונה מוגנת אך ורק אם כל התנאים הבאים מתקיימים:
לא ניתן להשיג או ליצור תמונה חופשית זהה או דומה שתספק במידה מספקת אותו המידע. מסיבה זו אין להעלות תמונות שימוש הוגן של אנשים חיים. (מותר להעלות במסגרת "שימוש הוגן" תמונות של אנשים שנפטרו ושיש בעיה להשיג תמונה חופשית שלהם.)
על היצירה לספק מידע משמעותי לערך (כגון זיהוי האדם המדובר, או המחשת נקודות מסוימות המצוינות בגוף הערך), כך לדוגמא בול יופיע בערך אודות הבול בלבד.
היצירה יצאה לאור בעבר (כלומר, לא מדובר בפרסום ראשוני של היצירה. משמעות הדבר היא שתמונות שנוצרו על־ידי ויקיפדים חייבות להיות מוגשות תחת רישיון חופשי).
השימוש ביצירה ייעשה בערך אחד בלבד, ורק במרחב הערכים. ייתכנו מקרים יוצאי דופן כגון תבניות המופיעות בעמוד הראשי וסמלילים המופיעים לצד שם בעלי הסמליל (כגון סמלים של קבוצות כדורגל).
בעת העלאת היצירה לוויקיטקסט, חובה לציין את הפרטים הבאים:
ייחוס מתאים: שם בעלי זכויות היוצרים, מקור התמונה (כגון קישור לאתר אינטרנט רלוונטי).
תבנית־רישיון מתאימה. ניתן למצוא רשימת תבניות בדף זה.
שם הערך בו מותר השימוש ההוגן.
במידה שזו לא מצויינת בתבנית־הרישיון, יש לספק נימוקים המסבירים מדוע מדובר בשימוש הוגן.
שימו לב: כל הכללים דרושים על מנת לאפשר את העלאת התמונה, מספיק שכלל אחד לא יתקיים על מנת לאסור שימוש ביצירה המוגנת.
סמל תמונה מוגנת
נימוקים לשימוש הוגן
להלן מספר דוגמאות לנימוקים המסבירים מדוע מדובר בשימוש הוגן (יש להשתמש בכל הנימוקים המתאימים, ולא בנימוק יחיד בלבד):
מדובר בתמונה ברזולוציה נמוכה (רלוונטי רק לתמונה שמקורה בארצות הברית ובמדינות הדורשות תנאי זה - לא בתמונות שצולמו בישראל או בבריטניה).
שימוש זה אינו מגביל את בעלי הזכויות מלמכור את היצירה בכל דרך שהיא ואינו פוגע בהם כלכלית.
לא ניתן להשתמש בתמונה להכנת העתקים לא חוקיים (רלוונטי רק לתמונה שמקורה בארצות הברית ובמדינות הדורשות תנאי זה - לא בתמונות שצולמו בישראל או בבריטניה).
הוספת התמונה לערך מעשירה אותו באופן משמעותי מכיוון שהיא משמשת לזיהוי או המחשת נושא הערך.
התמונה משמשת להמחשת אופן היצירה של יוצר היצירה.
מדובר בתמונה היסטורית רבת משמעות של אדם מפורסם, עצם מפורסם או אירוע מפורסם.
הדוגמאות הנ"ל הן דוגמאות כלליות בלבד. לכל יצירה בשימוש הוגן יש לציין את הנימוקים המתאימים.
